How to Use OneDrive for Business - Spanish - Espanol
Guía International del Usuario
Para el personal de campo de Heifer
Índice de Contenidos
¿Qué es OneDrive for Business?
Notas Importantes Antes de que Usted Comience
¿Qué es OneDrive for Business?
OneDrive for Business es una parte del conjunto de aplicaciones de Office 365. OneDrive for Business es similar a Dropbox o Google Drive; Proporciona un lugar en la nube donde puedes almacenar, compartir y sincronizar tus archivos. Dado que estos documentos se guardan en la nube de Heifer, están protegidos en caso de un fallo de la computadora y se puede acceder sin necesidad de una conexión VPN.
Al integrarse con Office 365 y su HeiferID, OneDrive for Business le permite actualizar y compartir de forma segura sus archivos desde cualquier dispositivo con OneDrive for Business instalado o acceder al sitio Office365 en Internet. Incluso puede colaborar en documentos de Office con los miembros de su equipo Heifer, ver actualizaciones y cambios en tiempo real. Junto con Skype for Business y Office 365, ahora puede trabajar en documentos y discutir sus cambios, ya sea en diferentes escritorios, oficinas o incluso en países.
Se puede encontrar información adicional sobre OneDrive for Business en el sitio de apoyo de Microsoft AQUÍ. Haga clic aquí para obtener instrucciones rápidas sobre cómo configurar OneDrive for Business.
NOTAS:
- OneDrive for Business es diferente de OneDrive, que está diseñado para el almacenamiento personal aparte de su lugar de trabajo.
- OneDrive for Business está diseñado para sustituir a cualquier herramienta existente para compartir archivos con otras personas, como Dropbox, Box, o Google Drive. Habrá que migrar todos los archivos y carpetas existentes en estos servicios hacia OneDrive for Business.
Notas Importantes Antes de que Usted Comience
Actualizar Windows
Antes de que usted comience, verifique que Windows y Office estén completamente actualizados. Si usted no está seguro sobre esto, favor comunicarse con su equipo de apoyo técnico en su país para que le ayude con las actualizaciones.
Windows 8, 8.1 y 10
- Haga clic en Inicio
- Escriba "Settings"
- Haga clic en "Update"
- Permita que se actualice completamente
- Repita el proceso hasta que ya no se encuentren más actualizaciones requeridas.
Windows 7
- Haga clic en Inicio
- Haga clic en Programas
- Haga clic en "Windows Update"
- Permita que se actualice completamente
- Repita el proceso hasta que ya no se encuentren más actualizaciones requeridas.
Su identificación Heifer ID
Su HeiferID es el término utilizado para su nombre de usuario Heifer. La mayoría debe estar familiarizado con esto, ya que se utiliza para iniciar sesión en la mayoría de los servicios de Heifer como Corral y Office 365.
Tomemos, por ejemplo, nuestro empleado de pruebas Jacob Smith. La dirección de correo electrónico de Jacob sería Jacob.Smith@heifer.org, pero su HeiferID sería jsmith@heifer.org .
En algunas pantallas resaltadas en esta guía, Microsoft solicita su dirección de correo electrónico para iniciar sesión. En la mayoría de los casos, su HeiferID es lo que se solicita, a menos que se indique lo contrario en esta guía. Nota: Introducir su dirección de correo electrónico no le permitirá iniciar sesión.
PC con Windows
El software de escritorio OneDrive para empresas funciona de manera similar a los servicios DropBox o Google Drive. Sus archivos viven en la carpeta OneDrive - Heifer International como se muestra en el siguiente ejemplo del menú Favoritos de File Explorer.
Para agregar documentos o carpetas a OneDrive for Business, simplemente arrastre y suelte los archivos o carpetas en su carpeta OneDrive - Heifer International. Los documentos que están sincronizados se muestran con una marca verde junto con el nombre del archivo como se muestra a continuación.
La sincronización comienza cuando se establece una conexión a Internet. Dado que los documentos se cargan en la nube, la sincronización puede demorar un tiempo si muchos archivos y carpetas están intentando sincronizarse. Todas las sincronizaciones tienen lugar en segundo plano, por lo que no es necesario esperar a que la sincronización finalice en la mayoría de los casos.
Los archivos arrastrados y soltados en la carpeta OneDrive se sincronizan con su cuenta de usuario de OneDrive y se puede acceder a ellos en cualquier dispositivo donde OneDrive for Business esté instalado y también se puede acceder a través de las aplicaciones web Office 365.
Ejemplo de carpeta OneDrive en el Explorador de archivos
Compartir archivos y carpetas con otros
Tenga en cuenta: Al igual que con el correo electrónico y otros métodos, tenga mucho cuidado al compartir documentos y datos de Heifer particularmente confidenciales. Si necesita ayuda con el paso siguiente para garantizar la seguridad de los documentos y el permiso de uso compartido apropiado, consulte la Política de confidencialidad de Heifer.
• Haz clic derecho en el archivo o carpeta que deseas compartir
• Haz clic en Compartir en el menu
Tenga en cuenta que: NO se recomienda el uso de la opción Cualquiera y no permitirá que usuarios externos accedan a los archivos compartidos. Debe usar la opción Personas específicas para compartir con usuarios externos. El uso de la opción Cualquier persona también establece una fecha de vencimiento en el enlace, lo que hará que los usuarios pierdan el acceso después de que esa fecha haya pasado.
Recomendamos usar estas opciones:
• Personas en su organización (se usan solo para usuarios internos)
• Personas específicas (usadas para usuarios internos y externos)
Personas en tu organización
• Seleccionar la opción Personas en su Organización y hacer clic en Aplicar le permitirá buscar contactos o grupos desde la libreta de direcciones de Heifer International.
• A medida que comienza a escribir un nombre, los resultados coincidentes aparecen en la libreta de direcciones. Haga clic en el nombre de la persona con la que desea compartir un documento. Se pueden agregar varias personas de esta manera.
Gente especifica
• Seleccionar la opción Personas específicas y hacer clic en Aplicar le permitirá buscar contactos internos de Heifer o agregar direcciones de correo electrónico externas.
• Al comenzar a escribir un nombre, los resultados coincidentes aparecen en la libreta de direcciones de Heifer. Haga clic en el nombre de la persona con la que desea compartir un documento. Si la persona es externa, simplemente escriba su dirección de correo electrónico completa como se muestra a continuación:
Ejemplo de usuario externo:
Métodos para enviar un archivo o carpeta compartida
Una vez que se ha elegido un método para compartir, hay algunas maneras de enviar un archivo o una carpeta.
• Enviar botón envía a destinatarios enumerados directamente desde la ventana de compartir.
• Copiar enlace le permite agregar el archivo adjunto URL enlazado que puede ser fácilmente accesible para los usuarios previstos.
• La opción de Outlook le permite enviar el archivo o la carpeta como un archivo adjunto en Outlook, que
se puede compartir simplemente compartiendo el envío del enlace enviado por correo electrónico al documento.
Copiar enlace de ejemplo:
• La siguiente captura de pantalla indica cómo un enlace copiado con éxito a través del icono de marca verde. A continuación, el enlace se puede copiar en un chat de Skype, conversación de MS Team o cualquier otra herramienta de colaboración que desee.
Ejemplo de Outlook:
• Después de seleccionar la opción de Outlook, se abrirá un nuevo mensaje que contiene el enlace compartido. Simplemente ingrese los destinatarios en el campo Para y envíe.
Administrar acceso después de compartir
Una vez que se haya compartido un archivo o carpeta, puede cambiar los permisos asignados previamente siguiendo estos pasos.
•Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que desea actualizar, luego seleccione Compartir en el menú.
•Seleccione el ícono de puntos suspensivos (...) en la esquina superior derecha y elija Administrar acceso.
Cada persona con la que haya compartido el archivo o la carpeta aparecerá en la lista.
• Después de hacer clic en el contacto que desea cambiar permisos, elija una de las siguientes opciones:
o Editar permite al usuario actualizar y guardar cambios
o Solo vista permite al usuario ver el archivo o la carpeta
o Dejar de compartir elimina el acceso por complete
Usar el Cliente
El cliente de OneDrive for Business funciona de manera similar a los servicios de Dropbox o Google Drive. Se arma una carpeta en su computadora. Cualquier elemento que usted arrastre y deposite en estas carpetas se sincroniza con su cuenta en OneDrive y entonces podrá accederse desde cualquier dispositivo que tenga instalado OneDrive for Business, o mediante las aplicaciones en la Web de Office 365.
El sistema operativo Apple macOS agrega su carpeta de OneDrive a su carpeta de Usuario.
Para agregar un nuevo documento o carpeta a OneDrive for Business, simplemente arrastre y deposite el archivo o la carpeta en su carpeta de OneDrive for Business. La sincronización comenzará tan pronto se establezca una conexión con Internet. Ya que los documentos están subiéndose a la "nube", podría demorar un buen rato para completar la sincronización si usted está haciéndolo con un gran número de archivos y carpetas. Sin embargo, toda la sincronización sucede "tras bastidores" de modo que no necesitará observar ni esperar a que termine, en la mayoría de los casos.
Compartir Archivos y Carpetas con Otras Personas
NOTA: Así como con el correo electrónico y otros métodos, tenga mucho cuidado al compartir los documentos, y particularmente los datos confidenciales de Heifer. Si necesita ayuda con los pasos enumerados a continuación para poder asegurar la seguridad de los documentos y los permisos adecuados para compartirlos, por favor Consulte la Política de Confidencialidad de Heifer.
- Ingrese a Outlook Web Access
- Haga clic en el ícono de Apple Chooser
- Haga clic en OneDrive
- Seleccione el documento que desea compartir.
- Haga clic en Compartir (Share) en la barra de herramientas.
- Se le presentarán múltiples opciones para compartir.
Invitar a Personas
Invite People le permite enviar una invitación de ver o modificar el archivo, a cualquier persona dentro de la libreta de direcciones de Heifer Internacional.
Cuando usted comienza a escribir el nombre, el sistema buscará los resultados que coincidan, en la libreta de direcciones. Haga clic en el nombre de la persona con quien desea compartir. Usted podrá agregar a múltiples personas de esta manera. Escriba un mensaje al usuario/a si desea, y elija si el usuario va a poder Modificar o sólo Ver (Can Edit o Can View) el documento. Se recomienda requerir que la persona ingrese ( Require Sign-in ) para mayor seguridad. Cuando haya terminado todo eso, haga clic en Compartir (Share).
Enviar un Enlace (Get a link)
La opción de Get a Link es el método utilizado para compartir el documento con personas fuera de Heifer o si por cualquier motivo no estuviera funcionando la opción de Invitar a Personas (Invite People).
El enlace generado podrá copiarse y pegarse dentro de un correo electrónico, un mensaje instantáneo, etc. Al enviar el enlace, se recomienda elegir el enlace más restringido para el documento que desea compartir. Desde el menú de cortina, usted tiene múltiples tipos de enlaces que podrá generar.
|
Tipo de Enlace |
Descripción |
Tipo de Enlace |
Descripción |
|
Edit Link (enlace que permite modificar) no sign-in required (no se requiere ingresar)
|
Esta opción es la menos restringida. La persona que reciba este enlace podrá modificar el documento sin necesidad de ingresar. Esta opción NO se recomienda a menos que su intención sea entregarlo al público.
|
View Link (enlace que permite sólo ver) no sign-in required (no se requiere ingresar)
|
La persona que reciba este enlace podrá ver el documento. Sin embargo, no podrá modificarlo.
|
|
Edit Link (enlace que permite modificar) Heifer International account required (se requiere cuenta con HI)
|
Permite que la persona con HeiferID y cuenta en Office 365 modifique el documento al recibir este enlace. Ésta sería la opción normal de preferencia, ya que ubica al documento tras la protección de una clave de acceso.
|
View Link (enlace que permite sólo ver) Heifer International account required (se requiere cuenta con HI)
|
Permite que la persona con HeiferID y cuenta en Office 365 vea el documento al recibir este enlace.
|
|
Restricted Link (enlace restringido) Only specific people can open this link (tan sólo personas específicas podrán abrir este enlace) |
Este enlace funciona con la función de Invitar (que ya se explicó). Tan sólo las personas invitadas para ver / modificar el documento podrán usar este enlace para mirar / modificarlo. Nadie más podrá hacerlo.
|
|
|
Shared with (Con quienes ya se compartió)
Shared with muestra a todos los usuarios/as con quienes ya se compartió el documento o la carpeta. A partir de esta opción, usted podrá eliminar a usuarios de la lista, cambiar su tipo de compartir, enviar un correo electrónico a todas las personas con quienes se compartió el documento, o dejar de compartirlo de una vez.
App Móvil para iOS y Android
Haga clic AQUÍ para un rápido video tutorial.
Ayuda y Soporte Adicionales
- Se pueden encontrar opciones adicionales para capacitación en mayor profundidad en el Microsoft's support site (sitio de soporte de Microsoft).
- Si usted necesita ayuda para el acceso o tiene alguna pregunta sobre la seguridad y cómo compartir materiales, favor comunicarse por correo electrónico con Soporte Técnico ( Tech Support via e-mail ).
- Para ayuda con la instalación y configuración del cliente, favor comunicarse con su equipo nacional de soporte técnico.